Передача офисной печати на аутсорсинг сохранит до 40% бюджета

12.06.2017

И в России, и на Западе, по данным аналитиков, основным стремлением любой компании является желание сэкономить на непрофильных расходах, в том числе, на печати. Делают это самыми разными способами — от перезаправки картриджей до тотальной оптимизации бизнес-процесса. Одним из таких методов — и, наверное, наиболее удачным — является передача печати на аутсорсинг, что позволяет сэкономить до 40% «печатного» бюджета и снизить стоимость одного отпечатка до ₱1.

По данным аналитической компании Quocirca, которая в 2016 г. провела исследование глобального рынка аутсорсинга печати (MPS – Managed Printing Services), ситуация в этом секторе достаточно стабильна. Так, услуги по аутсорсингу печати используют большинство организаций ( а их было опрошено более 200 на территории Великобритании, Франции, Германии и США), причем 45% из них это делают уже более 5 лет. При этом среднее снижение затрат на печать при использовании аутсорсинга составило 23%, а более половины компаний сэкономили до 30% от годовой стоимости эксплуатации печатного парка.

Конечно, главная причина перехода на MPS для большинства представителей бизнеса – потребность снижения издержек, однако значимыми являются и другие факторы. Среди ключевых показателей эффективности MPS-контракта, в частности, следует назвать безопасность печати (рост заинтересованных клиентов составил 6%). В основном это связано, конечно, с большим числом утечек данных — в том числе, и через печать. Другими, не менее важными факторами при выборе аутсорсера, являются цена услуги и сервис, хотя требования отличаются в зависимости от размера бизнеса.

Источник: Quocirca, 2016

Снижение издержек является значимым и для российских компаний. Об этом, например, свидетельствует исследование рынка офисной печати России, проведенное аналитиками IDC в марте текущего года. Хотя данных по отечественному сектору MPS нет, но в ходе опроса, в котором приняли участие представители 166 компаний из России, 65% респондентов отметили, что наиболее важным при покупке принтеров и МФУ является вопрос цены, 63% как наиболее значимый выделили фактор скорости печати и 52% выделили низкую себестоимость печати. Еще 38% и 35% соответственно указали возможность цветной печати и совместимость с расходными материалами сторонних производителей. Достичь первых трех целей может помочь как раз передача офисной печати на аутсорсинг.

С чем едят MPS?

Если не усложнять, то аутсорсинг офисной печати подразумевает передачу управления всей печатной техникой и сопутствующими бизнес-процессами сторонней компании, компетенции которой находятся именно в этой сфере. В идеале эта мера позволяет достичь бесперебойности и высокого качества печати с одновременным отказом от штата специалистов. Кроме того, аутсорсинг печати позволяет сделать ценообразование этого процесса достаточно прозрачным. Также, по данным аналитической компании InfoWatch, безопасность данного комплекса бизнес-процессов при передаче его на аутсорсинг повышается аж на 15% — сотрудники перестают забывать важные документы в принтерах.

«Можно выделить следующие причины перевести офисную печать на аутсорсинг. Во-первых, конечно, сокращение расходов, контролируемость процесса бумажного документооборота и освобождение компании от непрофильных активов. Кроме того, как уже говорилось, «печатный» бюджет становится более прозрачным, а ИТ-отдел разгружается. Компания-аутсорсер берет на себя вопрос бесперебойной работы оборудования, являясь, по сути, единой точкой входа для своего клиента», — считает директор компании «Наше Агентство Сервиса» Никита Репин.

Экономия и проблемы

По некоторым данным, применение аутсорсинга печати позволяет добиться снижения общих издержек на 10-30%, или даже на 25-40% за счет рационального использования исходников и парка принтеров и МФУ. Использование «печати как услуги» позволяет избежать вложений в инфраструктуру и все освободившиеся средства использовать для развития бизнеса.

Однако если на Западе сегодня основным трендом развития рынка MPS является вторжение аутсорсинга печати на рынок СМБ, то в России, по мнению некоторых экспертов, одной из главных проблем остается отсутствие доступных инструментов по финансированию не только средних, но и крупных проектов. Основным препятствием для создания таких инструментов является, в частности, высокая кредитная ставка. Однако следует ожидать, что в ближайшие годы интерес заказчиков к аутсорсингу печати станет настолько высоким, что даже финансовые трудности не помешают.

Есть и проблемы управленческого плана, которые возникают в основном в территориально распределенных компаниях. Такие бизнесы часто пользуются услугами нескольких аутсорсеров печати, что приводит к сложностям с сопряжением, к низкому темпу получения данных из различных ИС предприятия, к нарушению регламентов печати и так далее. Решением подобных проблем может стать разработка в таких компаниях собственных или разработанных конкретно под их нужды информационных систем по управлению печатью. В такой системе смогут работать все аутсорсеры, услуги которых используются в данной организации.

Особенности национальной печати

Стремление снизить стоимость печати, хоть и является глобальным трендом, но, несомненно, очень важно именно для российских компаний. В основном это связано с особенностями отечественного ценообразования на печать, которое так или иначе основано на той или иной иностранной валюте. Ослабление рубля привело к росту рублевых цен на печать, что поставило российских заказчиков в уязвимое положение. 

Все стремятся снизить расходы на печать, но все это делают по-разному. Хотя самым доступным способом, конечно, является снижение себестоимости отпечатка, о чем CNews уже писал ранее, но есть и другие методы, доступные при любой модели работы: контроль над печатью, внедрение мобильных технологий, тот же аутсорсинг, предлагающий различные политики печати, умную маршрутизацию, расширенную аналитику и пр. В конечном счете, все эти сервисы стремятся к одной цели: сделать ценообразование на печать максимально прозрачным, чтобы заказчик понимал, за что он платит. В качестве примера можно привести такие цифры: если при поверхностном подходе к выбору центров печати цена одного лазерного монохромного отпечатка может составлять ₱4-5, то после оптимизации, не ограничивающей объемы печати, цена листа снижается до ₱1,5-2. Используя ИТ-аутсорсинг сервиса печати, можно еще больше снизить стоимость одного отпечатка — до ₱1-1,2 рублей за лист, что на больших объемах дает существенную экономию (данные Ricoh).